Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года вводится в действие новый стандарт, определяющий порядок заверения трудовых книжек на территории РФ.

И, несмотря на то, что предложенный ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер и предприятия не обязаны применять его в своей практике, разработчики стандарта советуют оформлять копии трудовых книжек в соответствии с новыми правилами, так как они понятны и тем, кто выдает такие документы (компаниям, организациям, предприятиям и т. д.), и тем, кто их получает (наемным работникам).

Для каких целей может выдаваться заверенная копия

В соответствии с нормами профильного законодательства, сотрудник вправе обратиться к своему работодателю для получения заверенной копии трудовой книжки, не поясняя, для каких целей она ему необходима.

Как правило, такой документ требуют коммерческие банки при выдаче кредитов (чтобы убедиться в платежеспособности клиента), или органы социальной защиты при принятии решения о назначении пособий или льгот.

После обращения сотрудника работодатель обязан в течение трех рабочих дней с момента принятия составленного в письменном виде заявления выдать ему заверенную копию, что предусмотрено статье 62 ТК РФ. В случае нарушения сроков сотрудник, руководствуясь статьей 5.27 КоАП, может обратиться в инспекцию, которая может оштрафовать работодателя-нарушителя.

Если предприятие отказывается выдать документ, превышая тем самым свои полномочия, гражданин также может обратиться за помощью в Прокуратуру, ссылаясь на нарушение своих прав и законных интересов.

В отдельных случаях такой документ может потребоваться и работодателю. К примеру, если он планирует получить возмещение расходов по ранее выплаченным пособиям. При обращении в соцстрах данные трудовых книжек используются для подтверждения стажа работы, что необходимо для расчета размера пособия.

И хотя это не является обязательным условием для получения возмещения по уволенным сотрудникам, на что указывает текущая судебная практика, лучше хранить копии их трудовых книжек, чтобы впоследствии не пришлось оспаривать сумму выплаченной компенсации в судебном порядке или осуществлять розыск ранее уволенных работников для получения необходимой информации.

Предварительная подготовка

Новые правила по трудовым книжкам в России с 1 июля не меняют порядок осуществления такой процедуры: прежде чем заверить копию, следует проверить, наделено ли должностное лицо, которое будет подписывать документ, такими полномочиями.

А сотрудник отдела кадров должен провести сверку с документацией, чтобы удостовериться, что в книжке отражены все записи о переводах и других нюансах профессиональной деятельности.

Если несоответствие будет выявлено после заверения копии, она будет считаться недостоверной, и придется заново делать такой документ (не допускается вносить новые сведения в копию).

Основные правила

Вступившие в силу с 1 июля новые правила по трудовым книжкам не меняют порядок их заверения, что осуществляется в соответствии с ранее утвержденным ГОСТом Р 6.30-2003. Исходя из его требований, подпись заверителя должна содержать в себе такие элементы:

  • слово «Верно», фраза «Копия верна» или произвольная словоформа аналогичного смысла;
  • указание должности сотрудника, который заверяет документ;
  • собственноручная подпись заверителя и ее полная расшифровка (с указанием занимаемой им должности);
  • дата подписания.

Если на момент предоставления копии гражданин трудоустроен у работодателя, то такую информацию тоже можно указать при заверении. Исключение возможно только в том случае, если в ближайшие дни он будет уволен в принудительном или добровольном порядке.

Если документ будет передаваться в другую организацию, то в соответствии с требованиями по трудовым книжкам, с 1 июля 2018 года необходимо сделать запись о том, где на момент предоставления дубликата хранится ее оригинал.

Где хранится подлинник

Руководствуясь пунктом 5.26 действующего ГОСТа Р 7.0.97-2016, при заверении книжки уполномоченное лицо должно указать не только место хранения оригинала (наименование компании-работодателя), а и прописать реквизиты дела, в котором хранится данный документ. Но такое требование не актуально для предприятий МСБ, которые имеют ограниченный штат сотрудников и работают без отдела кадров.

Трудовые книжки они предпочитают хранить в сейфах или противопожарных шкафах, доступ к которым открыт только у определенных должностных лиц (это не является нарушением закона, если обеспечена безопасность хранения подлинников). В этом случае при заверении копии указывается только полное наименование организации, которая несет ответственность за хранение документов строгой отчетности.

С 1 июля 2018 года устанавливаются новые требованиям к копиям трудовых книжек и первичке

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года вступает в силу гост Р 7.0.97-2016. В соответствии с приказом Роструда от 25 мая 2017 года, в копии трудовой книжки и других документов, которые выдаются персоналу по их требованию для представления в различные организации, следует указывать фактический адрес нахождения оригинала документа.

1 июля 2018 года начинает действовать приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст, изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии.

Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Работодателям обязаны ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал. Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Требования к делопроизводству по новому ГОСТу

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений компании.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес.

Выглядеть такая запись может, например, так:
“Верно. Подлинник документа хранится в ООО “ААА” по адресу: город Москва, проспект Мира, дом 1, оф. 11 в деле № 111 за 2018 год. Инспектор по кадрам подпись Иванова /Иванова А.А./ 1.06.2018

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа.
Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Изменения в трудовом законодательстве с 1 июля 2018 года

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года в трудовом законодательстве произошли важные изменения, касающиеся большинства организаций и ИП, у которых есть наемные сотрудники. По-новому надо заключать трудовые договоры, оплачивать сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни. Обо всех изменения в ТК РФ с 1 июля 2018 года — в этой статье.

Очередные новшества в Трудовой кодекс внесены Федеральным законом от 18.06.2017 № 125-ФЗ. Закон вступает в силу с 29 июня, а это значит, что все изменения, которые он вносит, надо учитывать именно с этой даты.

Изменились, в частности, нормы, касающиеся порядка установления ненормированного рабочего времени, перерывов в работе, оплаты сверхурочной работы, в выходные и праздничные дни. В той или иной степени поправки затрагивают всех работодателей и их нужно учитывать в работе.

Расскажем подробнее обо всех изменениях по порядку.

Изменения в ТК РФ с 1 июля 2018 года: комментарии

Оплата сверхурочной работы по ТК РФ с 1 июля 2018 года (новая редакция ст. 152 ТК РФ)

Теперь, согласно новой редакции статьи 152, регулирующей оплату труда в сверхурочное время, надо по-новому считать сверхурочные.

Напомним, сверхурочной считается работа за пределами общей ее продолжительности. Общая продолжительность составляет не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Эти часы могут распределяться как угодно по соглашению сторон, но общая продолжительность не должна быть выше. Все, что сверх, оплачивается иначе.

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, теперь если сотрудник работает в праздничный или выходной день больше нормы, то эти дни надо оплачивать только один раз в двойном размере. Прежний порядок, когда надо было оплачивать те же часы еще раз, как сверхурочные (в полуторном размере — первые два часа, в двойном — оставшиеся часы) теперь не применяется.

Поправки изменили порядок оплаты сверхурочного труда. Правило о полуторном размере оплаты первых двух часов сверхурочной работы теперь будет действовать исключительно в будние дни. Выходные сверхурочные по новым правилам должны оплачиваться в двойном размере.

Изменения в ТК были внесены в связи с возникающими на практике спорными ситуациями. В суде компаниям приходилось доказывать, что работа в праздники и выходные должна оплачиваться в повышенном размере только один раз (апелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 09.09.2013 № 33-1925/2013). Теперь споров быть не должно.

Оплата работы в выходные и праздничные дни по ТК РФ с 1 июля (новая редакция: ст. 153 ТК РФ)

Теперь, если работник выходил на работу в выходной на полдня, организация должна оплатить в двойном размере только часы, которые фактически отработаны.

Ранее работодатель рассчитывал стоимость одного часа в праздник и оплачивал его. Если сотрудник выходил работать в обычные выходные, а не праздники, то четких правил для оплаты не было. Одни компании оплачивали выходной как полный день, другие — за отработанное время.

Неполное рабочее время и разделение дня: изменения с 1 июля 2018 года (новая редакция: ст. 93 ТК РФ)

Неполное рабочее время. Поправки, определяющие порядок установления неполного времени (недели, дня), были внесены в статью 93 ТК РФ. Данная статья гласит, что работодатель может устанавливать для отдельных категорий работников либо неполную неделю (менее 40 ч.), либо неполный день (менее 8 ч. в сутки). То есть допускается право выбора одного из этих вариантов.

Заявление сотрудника об установлении режима неполного рабочего времени

С 1 июля статья 93 ТК РФ применяется в новой редакции. По новым правилам, работодатель вправе установить сразу оба варианта неполного времени. Например, 4-дневную неделю с 7-часовым рабочим днем по понедельникам и пятницам.

Неполное время работодатели вводят по желанию самих сотрудников. Это их право, но не обязанность. Одновременно с этим для некоторых сотрудников предусмотрено исключение.

В частности, для беременных женщин, работников с детьми до 14 лет, а также работников, ухаживающих за больным членом семьи. Они вправе требовать от работодателя неполного рабочего времени, а работодатель не вправе отказать.

С 1 июля режим неполной трудовой деятельности будет формироваться по их пожеланию.

Изменения в статью 93 были внесены в связи с ее противоречием другим статьям кодекса — в частности, статьям 74 и 104 кодекса, которые разрешали сократить одному и тому же работнику и день, и неделю. А сама статья 93 ТК РФ разрешала устанавливать или неполный день, или неполную неделю.

Разделение рабочего дня. Теперь работодатель может разбить день на части тем сотрудникам, которые работают неполный день или неделю. При этом общая длительность рабочего дня не должна превышать количество часов, которые должен отработать сотрудник.

Трудовой кодекс не устанавливает количество частей, на которое разбивается день, а также время перерыва. Поэтому работодатель самостоятельно может определить такие часы. Например, разбить день на две части с перерывом более двух часов.

Дополнительное соглашение к трудовому договору об установлении режима неполной рабочей недели

Только следует закрепить порядок и условия разделения рабочего дня на части в правилах внутреннего распорядка. Укажите в них:

  • работников, у которых делится день;
  • количество и продолжительность частей дня;
  • количество и продолжительность перерывов в течение дня;
  • дату, с которой день делится на части;
  • период, в течение которого действует новый режим — при необходимости.
  • размер доплат за разделение.

Обеденный перерыв по ТК РФ с 1 июля 2018 года (новая редакция: ст. 108 ТК РФ)

Ранее право на обеденный перерыв было гарантировано всем работникам независимо от продолжительности их дня. Такое право установлено статьей 108 ТК РФ. Согласно этой норме, работники могли сделать перерыв для обеда, который не должен превышать 2 часов. Минимальный перерыв — 30 минут.

В новой редакции статьи 108 прописано, что сотрудникам, которые работают в день четыре часа и меньше, можно не предоставлять обеденный перерыв. Однако данное ограничение следует закрепить либо в трудовом, либо коллективном договоре.

Трудовой договор по новым правилам (фрагмент)

3. Условия труда и режим рабочего времени.

3.1. Работнику устанавливается неполный рабочий день и неполная рабочая неделя.

3.2. Общая продолжительность рабочей недели составляет 28 часов, с тремя выходными днями (суббота, воскресенье и понедельник).

3.3. Общая продолжительность рабочего дня составляет 7 часов. Рабочее время — с 9.00 до 16.00 без перерыва.

Ненормированный рабочий день с 1 июля 2018 года (новая редакция: ст. 101 ТК РФ)

Еще одно изменение касается порядка установления ненормированного рабочего дня. Поправки в статью 101 ограничивают право работодателя на установление ненормированного трудового режима.

Положение о ненормированном дне

С 1 июля работодатель не вправе устанавливать ненормированный день при неполной неделе и неполном рабочем дне. Например, когда сотрудник трудится 4 дня в неделю с 6-часовым рабочим днем.

Ненормированный режим при неполной неделе теперь можно вводить только тогда, когда сотрудник работает полный день. Таким образом, неделя может быть неполной, но сам день должен быть полным. Иначе ненормированный режим работодатель вводить не вправе.

Подводя итог, отметим, что до вступления в силу поправок работодателям следует внести в соответствующие изменения в трудовые соглашения.

Другие изменения в трудовом законодательстве с 1 июля 2018 года

В качестве другого важного изменения в трудовом законодательстве, которое вступает в силу с 1 июля, можно отметить повышение минимального размера оплаты труда. МРОТ с 1 июля составляет 7800 рублей. В связи с этим работодатели, применяющие при расчете с работниками минимальные значения, надо должны поднять зарплату своим работникам.

Причем МРОТ меняется не только на федеральном, но и на региональном уровне. Например, в Москве с 1 июля минимальные зарплаты должны быть не менее 17 624 рублей в месяц (постановление Правительства Москвы от 13.06.2017 № 355-ПП). От применения регионального минимума можно отказаться, направив соответствующее уведомление. Образец можно скачать по ссылке ниже.

Отказ от присоединения к региональному соглашению о минимальной зарплате

Если при проверке организации будет выявлено, что зарплата ниже МРОТ, штраф составит от 30 до 50 тыс. рублей, а для ИП — от 1 до 5 тыс. рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для директора при этом составит 10-20 тыс. рублей.

Советы по изменениям в ТК РФ с 1 июля 2018 года

Установите неполное время с учетом интересов организации. Компания и сотрудник могут договориться о неполном рабочем времени. График может быть любой.

Договаривайтесь с сотрудником на тех условиях, которые будут удобны всем. Но если о неполном рабочем времени попросили беременная, сотрудник с ребенком до 14 лет и пр.

, нужно установить такой график, который будет удобнее им, но временно.

Неполный день разделите на части, чтобы избежать претензий ФСС. Сотрудница в отпуске по уходу за ребенком вправе трудиться неполное рабочее время и получать пособие.

Но фонд снимет пособие, если решит, что она долго занята на работе и не может ухаживать за ребенком (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.05.2017 № А33-17616/2015). Теперь можно делить на части и неполный день.

Если сотрудница будет работать утром и вечером, а днем проводить время с ребенком, это снизит риск споров с фондом.

Оплачивайте только рабочие часы за выходной в служебной поездке. В ТК РФ теперь сказано, что за работу в выходные необходима двойная оплата только за фактически отработанные часы. Это касается и командировок.

Заранее издайте приказ о графике работы в служебной поездке, чтобы не платить сотруднику лишнее.

Если он работал в выходные добровольно и не предъявил доказательства, что трудился по заданию компании, доплачивать не нужно (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 06.12.2016 № 33–24032/2016).

За работу в выходной безопаснее дать целый день отдыха. За работу в выходной сотрудник вправе получить двойную оплату или отдых в другое время. Оплатить нужно только часы работы. А вот день отдыха по кодексу положен полный (ст. 153 ТК РФ).

Нет исключений на случай, если сотрудник работал не весь выходной. Поэтому предоставьте полный день отдыха, даже если работник трудился в выходной или праздник всего пару часов. Так чиновники требовали поступать раньше (письмо Роструда от 17.03.

2010 № 731-6-1).

Новые правила по трудовым книжкам в 2018 году

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

В апреле 2018 года Минтруд разработал проект поправок в правила ведения трудовых книжек в России.

Эти правила предлагается значительно упростить, и наблюдатели говорят о том, что, возможно, правительство тем самым готовится к давно ожидающейся полной отмене бумажных трудовых книжек и их замену на электронный документ.

Новый правила по трудовым книжкам в 2018 году — что меняется согласно предложению Минтруда, вступили ли в силу новые правила.

Как могут измениться правила ведения трудовых книжек в 2018 году

Проект Минтруда предполагает несколько поправок, которые упростят ведение трудовых книжек и порядок их хранения кадровой службой.

В проект Минтруда относительно новых правил по ведению трудовых книжек 2018 года входят следующие предложения:

  • Работнику больше не нужно будет ставить свою подпись в трудовую книжку во время увольнения.
  • Работодателю не нужно будет знакомить работников со всеми новыми записями в трудовой книжке и просить расписываться в личных карточках.
  • Запись об увольнении может заверяться не только с помощью печати организации, но и печатью кадрового отдела (упростит работу организаций которым круглая печать не нужна согласно своему уставу, а также в тех случаях, когда единственную печать директор организации носит с собой, редко появляясь в офисе).
  • Приходно-расходная книга и книга учета трудовых книжек не обязательно должны будут скрепляться сургучными печатями или пломбироваться.

Вступили ли в силу новые правила ведения трудовых книжек 2018 года

Обратите внимание, что по состоянию на конец мая 2018 года новые правила не вступили в силу! Последние поправки в правительственное постановление, которым регламентируется ведение трудовых книжек, были внесены пять лет назад — в марте 2013 года.

Вероятнее всего, новые правила действительно начнут действовать летом, но работникам кадровых служб нужно отслеживать момент вступления их в силу. На данный момент руководствоваться теми нововведениями, которые мы описали выше, будет означать нарушение правил ведения этого документа.

Планируется ли в России отмена бумажных трудовых книжек

Действительно, в течение последних лет очень много говорится о том, чтобы бумажные трудовые книжки были полностью упразднены в пользу электронного документа. У такого решения есть как свои достоинства, так и недостатки, и пока оно только обсуждается.

Косвенно может говорить о том, что бумажные трудовые книжки пока отменять не будут, одно из положений пояснительной записки к проекту поправок в правила ведения этих документов.

Минтруд обращает внимание, что Министерству финансов, в чьем ведении находится вопрос о порядке изготовления бланков для этого вида документа, также нужно ввести в него поправки из-за того, что действующий порядок устарел морально.

Новые правила оформления трудовых книжек в 2018 году

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

В правительстве Российской Федерации произошли изменения, которые с 1 июля вводят новые правила для процедуры оформления ксерокопий трудовых книжек и первичной документации. ГОСТ Р под кодом 7.0.

97 — 2016 начинает действовать уже в первый день июля. После его введения будет происходить новая процедура, которая предусматривает правильное оформление копий для трудовых книжек и первичной документации.

Оформление внутренней документации

Если обратиться за помощью к ГОСТу, можно получить очень детальную информацию по поводу правильного рассмотрения и постановки бумаг на учет. Теперь процедура их заверения проходит абсолютно по-новому.

Когда документация необходима только для использования во внутренней среде предприятия или какого-либо учреждения, то работник, принимающий на учёт трудовую книжку и первичную документацию, в обязательном порядке пишет слово «верно», а также ставит собственную подпись с расшифровкой своей фамилии, имени и отчества. В обязательном порядке необходимо оформить дату, для того чтобы было понятно, когда бумага была передана в пользование.

Оформление внешней документации

Существуют варианты, когда документация передается не только для внутреннего использования. Бумаги могут достигать некоторых учреждений, которые считаются уже внешними, не входящими в структуру предприятия. В этом случае уже существует совершенно другой алгоритм действий. На копии необходимо нанести информацию о месте хранения самого подлинника.

Указывается наименование предприятия, а также адрес его регистрации и фактическое местонахождение. Также предоставляется номер дела, в котором хранится документация. Работник-документовед указывает год оформления папки, в которой находится первичная документация или оригинал трудовой книжки.

Как именно нужно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Правительством планировалось ввести совершенно другой приказ, который должен был заработать с июля 2017 года. Данные изменения отсрочили на год. Ксерокопии необходимо правильно заверять по определённому алгоритму. Копируются все страницы, которые содержат какие-либо записи.

К оформлению документации существуют свои определенные требования – они обязательно должны выполняться в хорошем качестве, чтобы можно было прочесть текст, находящийся на ксерокопии.

Сейчас активно применяется метод сшивания страниц для того, чтобы ксерокопия через некоторое время очень хорошо выглядела. Ксерокопии кладут вместе, потом сшиваются с левой стороны. Затем происходит аккуратное склеивание нитей при помощи бумаги.

Чтобы гарантировать сохранность бумаги, которая скреплена при помощи ниток, ставится печать, частично затрагивающая сам документ.

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля: разъяснения, образец

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

В повседневной жизни бухгалтеры постоянно сталкиваются с необходимостью заверить копии. Чаще всего сотрудники просят дубликат своей трудовой книжки. Они могут не говорить, зачем им понадобилась копия, но работодатель обязан ее правильно заверить. Как использовать с 1 июля новые правила по трудовым книжкам, расскажем в статье.

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Чтобы получить копию своей трудовой книжки с 1 июля 2018 года, работник должен принести заявление с такой просьбой на имя руководителя. Причину сотрудник вправе не указывать. Статья 62 Трудового кодекса отводит работодателю на то, чтобы подготовить документ, три рабочих дня. 

Существуют ситуации, когда компания должна заверить трудовые книжки и для собственных интересов. Например, чтобы подать документы в ФСС и возместить расходы по пособиям, которые выплатил работодатель из своих средств. На основании копий трудовых подтверждается стаж работников.

Копию трудовой книжки не может заверить любой сотрудник страхователя. Для этого должны быть необходимые полномочия. Обычно это руководитель сотрудника, который запрашивает копию, главный бухгалтер или руководитель кадрового отдела.

Вот основные записи, которые специалист должен проставить по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 на копии трудовой книжки:

  • указание верности данных («Верно»).
  • дата заверения,
  • должность и ФИО заверителя копии,
  • подпись с расшифровкой ответственного лица-заверителя,
  • запись о трудоустройстве сотрудника на день заверения (если нет информации о ближайшем увольнении),
  • запись о месте хранения оригинала.

Заверение трудовых книжек с 1 июля 2018:образец

Подборка актуальных статей для бухгалтера:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

С 1 июля  2018 года действуют новые правила по трудовым книжкам для отметок на дубликатах (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Определите, какую стоит поставить, в зависимости от получателя:

  • Пользователи внутри компании: для внутреннего использования не обязательно уточнять, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Достаточно прописать «Копия верна», подписать копию, должность подписанта и дату. 
  • Сторонние получатели: если сотрудник запросил у вас копию трудовой книжки, чтобы использовать ее, например, для получения визы или кредита, то заполните по всем новым правилам. Не забудьте указать место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Налоговая пока не утвердила свои правила, как заверять копии. Поэтому можно руководствоваться как рекомендациями из письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, так и новым ГОСТом.

Сейчас законодательство стремительно меняется. Работодателя привлекут к ответственности независимо от того, знал он про новые правила или нет.

Чтобы вовремя предупредить вас обо всех важных нововведениях, которые могут повлиять на работу, мы круглосуточно следим за изменениями, перепроверяем их у чиновников и публикуем свежую информацию еженедельно.

Сегодня за подписку 12 месяцев газета «Учет. Налоги. Право» дарит еще 6 месяца подписки в подарок!

Счет на 12 месяцев→

Оплатить картой →

1 июля изменится стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Напоминаем о том, что год назад Росстандарт утвердил новый ГОСТ по делопроизводству, который затрагивает порядок снятия копий с трудовых книжек и других кадровых первичных документов. Тем, кто еще не начал применять новые требования в работе, нужно сделать это в ближайшие сроки, ведь через месяц старые стандарты будут считаться нарушением.

Что произошло?

1 июля 2018 года начинает действовать приказ Росстандарт от 25 мая 2017 г. № 435-ст, изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии. Данным документом вводятся в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». После его вступления в силу работодателям придется обязательно ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал.

Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Какие требования к делопроизводству по новому ГОСТу?

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации.

В ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот. Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки.

При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес. Выглядеть такая запись может, например, так:

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Какую ответственность понесет компания за нарушение правил делопроизводства?

Руководители компаний несут персональную ответственность за неправильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Яндекс.Метрика