Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

Учет оргтехники и расходных материалов

Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

Бухгалтерия любого современного учреждения ведет учет оргтехники, как и учет расходных материалов к ней. Особенности оприходования и списания этих видов нефинансовых активов раскрывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

От принятия к учету до списания активов

Бухгалтерия любого современного учреждения ведет учет оргтехники, как и учет расходных материалов к ней.

Прежде чем произвести оприходование оргтехники, необходимо отнести ее либо в состав основных средств, либо к материальным запасам. Также при постановке на учет важно правильно классифицировать имущество для корректного начисления амортизации.

Есть особенности и в принятии к учету расходных материалов. В частности, важно правильно определить статью КОСГУ при классификации расходов.

Списание оргтехники также может вызвать вопросы у бухгалтера, особенно если дело касается учета драгметаллов, содержащихся в составе объекта нефинансовых активов.

При списании расходных материалов сложности могут возникнуть с утилизацией отходов.

Решить насущные проблемы в учете оргтехники и расходных материалов поможет эксперт журнала «Учет в учреждении».

Автоматизация учета оргтехники

Активная информатизация бюджетной сферы привела к тому, что в настоящее время для учета оргтехники и расходных материалов некоторым учреждениям не хватает возможностей стандартных бухгалтерских программ, и приходится приобретать дополнительные системы или дорабатывать существующие программы. Любая бухгалтерская программа справится с учетными задачами по:

  • закупке оргтехники и расходу материалов;
  • постановке на баланс и списание с формированием соответствующих актов;
  • перемещениям оргтетехники между подразделениями учреждения.

Как правило, с помощью дополнительных систем можно отслеживать правомерность плановых ремонтов, замены частей и профилактики учитываемой оргтехники, смену картриджей на принтерах, ксероксах и другом печатающем оборудовании, а также количество их заправок.

Прежде чем приобретать дополнительные учетные системы, нужно убедиться, что заложенная в них нормативная документация актуальна и ее можно обновлять и расширять при дальнейшем использовании в зависимости от изменений законодательства, документации производителя, локальных нормативных актов учреждения.

Классификация основных средств для начисления амортизации

Оргтехника согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 004-93 именуется канцелярской (код 3000000), а именно:

  • оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное (коды 3010210 – 3010282);
  • оборудование канцелярское прочее (коды 3010300 – 3010460);
  • детали и принадлежности, включая расходные материалы для средств автоматизации управленческого и инженерно-технического труда (коды 3010480 – 3010542);
  • приборы и инструменты математические (коды 3010150 – 3010197).

Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации должен определяется согласно Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, а также в соответствии с рекомендациями производителя. Такие рекомендации содержатся в документах, входящих в комплектацию объекта имущества. Если норм, устанавливающих сроки полезного использования соответствующего имущества в целях начисления амортизации, нет ни в законодательстве РФ, ни в документах производителя, порядок амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Такое решение принимается с учетом ожидаемого срока использования и физического износа объекта, гарантийного срока, ограничений использования объекта.

Учет драгметаллов в оргтехнике

Большинство видов современной оргтехники содержит золото, серебро и другие драгоценные металлы. При этом методика определения их содержания, например, в оргтехнике зарубежного производства не разработана.

В случае неопределенности сведения заносятся в учетную документацию комиссионно, на основе аналогов. Об этом сказано в пункте 6.

3 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н.

Бюджетная классификация: оргтехника и расходные материалы

В зависимости от экономического смысла производимых затрат оргтехника и расходные материалы могут оплачиваться за счет разных статей КОСГУ. Порядок применения КОСГУ установлен Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Классификация расходов на оргтехнику

Критерии отнесения оргтехники к основным средствам (КОСГУ 310) или материальным запасам (КОСГУ 340) установлены пунктами 38 и 99 Инструкции № 157н. Согласно этим положениям, ключевой критерий – это срок полезного использования:

  • менее 12 месяцев – для материальных запасов;
  • 12 месяцев и более – для основных средств.

Порядок определения срока полезного использования объекта основных средств приведен в п. 44 Инструкции № 157 н. Чаще всего к основным средствам относят принтеры, сканеры, копиры, калькуляторы.

Если оргтехника приобретена в качестве подарка, то ни к основным средствам, ни к материальным запасам она отнесена быть не может. Для подобных случаев Указаниями № 65н предусмотрена статья КОСГУ 290 «Прочие расходы».

КОСГУ: расходные материалы

Расходные материалы для оргтехники могут приобретаться учреждением не только для повседневных нужд, но и для проведения различных мероприятий, таких как выставки, семинары и конференции.

Если материальные запасы закуплены для подобных целей самостоятельно, то они классифицируются как нефинансовые активы соответствующего вида и списываются на общих основаниях.

Если учреждение поручает сторонней организации, организацию мероприятия, включая обеспечение расходными материалами, то стоимость таких материалов относится к затратам на организацию мероприятия.

В соответствии с Указаниями № 65н оплата расходов на проведение соответствующих мероприятий производится по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги». В учете операция отражается так: Дебет счета 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или Дебет счета 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»

Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

Оприходование оргтехники и расходных материалов

Оргтехника, отвечающая признакам основных средств, учитывается на счетах 0 101Х4 000 «Машины и оборудование» и 0 101Х8 000 «Прочие основные средства».

Проблемы с оприходованием чаще всего возникают в отношении оргтехники и расходных материалов, отвечающих признакам материальных запасов и, соответственно, учитываемых на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения» (п. 118 Инструкции № 157н).

Еще одна типичная проблема, увеличивающая трудозатраты бухгалтера, – принцип наименования номенклатурных единиц. Точный перенос наименования из накладной поставщика с переходом с русского на латинский шрифт (например, «Картридж лазерный ProMEGA print CE285») занимает много времени.

Кроме того, подобное наименование затруднит в дальнейшем поиск слова «картридж» в выпадающем списке программы бухгалтерского учета, так как объект вполне может быть внесен на латинскую, а не на русскую букву «К». Однако отражение объектов без детализации также может осложнить поиски необходимой номенклатурной единицы.

В этом случае в перечне номенклатуры можно увидеть десятки безымянных «картриджей», «тонеров», «бумаги» и прочего, что приводит к расходованию лишнего времени на поиск информации и устранение ошибок. Эту проблему решает утверждение в рамках учетной политики Порядка отражения в учете наименований канцелярских принадлежностей.

Для установления соответствия наименований в документах поставщика наименованиям в учете учреждения к каждому документу поступления канцелярских принадлежностей можно составлять соответствующий приходный ордер (форма ).

Списание расходных материалов

Способ определения цены

Выбытие (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции № 157н). При этом выбранный учреждением способ определения цены фиксируется в учетной политике.

Для различных товарных групп цена может определяться по-разному, то есть способ оценки расходных материалов может отличаться от способа оценки оборудования, предназначенного для монтажа.

В течение года для товарной группы последовательно применяется один и тот же выбранный способ определения цены.

Списание по фактической цене помогает избежать арифметических ошибок, но нередко приводит к громоздким номенклатурным спискам расходных материалов, поскольку даже при закупках у одного постоянного поставщика в каждой новой накладной может быть новая цена. В использовании этого способа списания разумно установить некоторые рамки. Например, нет смысла выделять в отдельные номенклатурные позиции одинаковые расходные материалы при отклонении цены от поставки к поставке в пределах нескольких копеек.

Способ списания по усредненной цене хорош тем, что не ведет к раздуванию списка номенклатуры. Однако усреднять цену можно только по одинаковым товарам.

Недопустимо, скажем, усреднять картриджи с разбросом цен в десять раз, поскольку это может привести к неправильным данным инвентаризации.

Кроме того, применение метода затруднено ситуациями, когда бухгалтер вынужден отражать в учете документы задним числом.

Пример списания по усредненной цене

По состоянию на 1 сентября 2014 года в учреждении числился остаток бумаги в количестве 10 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 1500 руб. Спустя несколько дней было приобретено еще 10 пачек бумаги, но уже по 170 руб. за пачку на общую сумму 1700 руб.

10 сентября 2014 года в бухгалтерию были представлены документы о расходовании 15 пачек бумаги.

Бухгалтер отразил в учете списание бумаги по усредненной цене 160 руб. за пачку на общую сумму 2400 руб. Позднее в бухгалтерию поступил не проведенный ранее документ о расходовании 5 пачек бумаги, датированный 29 августа 2014 года. Бухгалтер отразил его в учете, так как квартал не был закрыт.

Поскольку по состоянию на 29 августа 2014 года бумага числилась по цене 150 руб. за пачку, бухгалтерская программа произвела списание в тот же день на сумму 750 руб. (5 х 150 руб.). В итоге в количественном учете вся бумага оказалась списанной, а сумма 50 руб.

осталась на балансе: 1500 + 1700 = 3200; 3200 — (2400 + 750) = 50.

Для исправления ситуации необходимо переоформить документ о списании на дату 10 сентября  2014 года.

Утилизация отходов

В отличие от бумаги, картриджи, тонеры и некоторые другие виды расходных материалов не оседают в архивах учреждения. При их списании необходимо руководствоваться не только бухгалтерским законодательством, но и Федеральным законом от 24 июня1998 г. № 89-ФЗ об отходах производства и потребления.

Как правило, расходные материалы для оргтехники, потерявшие свои потребительские свойства, относятся к третьему классу опасности (умеренно опасные отходы). Такие отходы для утилизации можно передавать лишь компаниям с соответствующей лицензией.

В случае несоблюдения законодательства учреждению грозит штраф согласно статье 8.2 КоАП РФ.

Списание и утилизация оргтехники

Основная проблема утилизации оргтехники, отнесенной к основным средствам, – присутствие в ней в небольшом количестве золота, серебра и других драгоценных металлов. В соответствии с пунктом 3.2 Инструкции № 68н учреждение может:

  • самостоятельно обрабатывать (перерабатывать) собранный лом, содержащий драгоценные металлы;
  • реализовывать лом, содержащий драгоценные металлы;
  • передавать его для дальнейшего производства и аффинажа на давальческой основе аффинажным организациям или организациям, занимающимся заготовкой лома и отходов, первичной обработкой и переработкой.

Пример списания оргтехники с содержанием драгметаллов

Учреждение произвело списание морально устаревшей и физически полностью изношенной импортной автоматической телефонной станции (АТС), приобретенной за счет средств от приносящей доход деятельности (остаточная стоимость – 7000 руб.). Силами учреждения основное средство было демонтировано. После демонтажа были извлечены детали, содержащие драгоценные металлы. В чистом виде их масса составила 40 г на сумму 8000 руб.

Оформлен акт приема-передачи деталей (узлов) аффинажной организации. После завершения работ в представленном паспорте указано содержание драгоценных металлов – 30 г на сумму 6000 руб.

Расхождение, указанное в примере, довольно часто встречается на практике. Такие ситуации урегулированы в примечании к пункту 6.3 Инструкции № 68н.

Иногда комиссионно определить содержание драгоценных металлов в импортном оборудовании невозможно из-за отсутствия данных о наличии драгоценных металлов или аналогов.

В подобных случаях рекомендуется отметить в учетных документах, что в данном оборудовании могут находиться драгоценные металлы, содержание которых будет определено после списания и утилизации.

Также смотрите:
– Изменения в Инструкции № 157н
– Сдача в аренду имущества учреждения
– Налог на имущество 2014
– Декларация по налогу на имущество организаций

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в учреждении», , или подпишитесь на журнал.

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию (Морозова Л.)

Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

Дата размещения статьи: 30.05.2015

На сегодняшний день нельзя представить ни одну бухгалтерию без использования организационной техники (далее — оргтехника). Оргтехника представляет собой совокупность технических средств, призванных механизировать и автоматизировать управленческие и офисные работы.

К этим средствам относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры, факсы и прочее. Применение оргтехники способствует повышению производительности труда и эффективности управленческой деятельности.

В данной статье рассмотрим порядок учета объектов оргтехники и расходов на ее содержание. 

По своему предназначению оргтехника разделяется на следующие группы:

1) средства копирования и оперативного размножения документов. Сюда относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры;

2) средства обработки документов. В эту группу входят сортировальное оборудование, бумагорезательное оборудование, уничтожители документов;

3) средства оперативно-технологической и производственной связи. К этой группе относятся АТС, мини-АТС, административно-диспетчерские устройства, устройства громкоговорящей связи;

4) средства вычислительной техники и передачи информации. К ним относятся компьютеры, устройства вывода и ввода, средства передачи данных.

Бухгалтерский учет оргтехники 

Согласно ОКОФ большинство объектов оргтехники относится к средствам механизации и автоматизации управленческого труда (код 14 3010000). Объектом классификации оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

Как правило, срок полезного использования предметов оргтехники составляет больше года, поэтому согласно п. 38 Инструкции N 157н их следует учитывать в составе основных средств на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование».

———————————

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н. 

Принимаются к учету объекты оргтехники по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 47 Инструкции N 157н в целях определения первоначальной стоимости объекта оргтехники при ее приобретении за плату к фактическим вложениям относятся:

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;

— регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;

— таможенные пошлины, таможенные сборы и иные аналогичные платежи, связанные с приобретением (с уступкой) имущественных прав правообладателя;

— суммы вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основного средства;

— затраты на доставку объекта основного средства до места его использования;

— иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта основного средства, включая проценты по займам на их приобретение (создание), затраты по договору лизинга.

Закупка оргтехники осуществляется в соответствии с Федеральными законами N N 44-ФЗ и 223-ФЗ .

———————————

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Учет оргтехники и расходных материалов

Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

24.06.2016

Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее.

Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации.

А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов.

Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.

Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.

О чем речь?

Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.

Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?

Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.

Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания.

Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г.

№ 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.

Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?

Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.

Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года. Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.

Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 — «Прочие расходы».

Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:

  • Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
  • Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».
  • Особенности учета печатных расходных материалов

    Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:

    Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета: 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»

    Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

    Программы и их использование

    В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме.

    Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.

    Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.

    Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:

    • закупу оборудования и запасных частей;
    • принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
    • формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
    • распределения техники между отдельными подразделениями компании.

    В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.

    Коды и их применение

    Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:

  • Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
  • Копировальное и копировально-множительное оборудование — 3010210 – 3010282.
  • Прочее канцелярское оборудование — 3010300 – 3010460.
  • Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) — 3010480 – 3010542.
  • Математические приборы — 3010150 – 3010197.
  • Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.

    Как правильно оприходовать расходные материалы?

    Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах: 0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;

    0 101Х8 000 «Прочие основные средства».

    Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».

    Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.

    Как правильно списать расходные материалы?

    Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт  108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.

    Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.

    Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.

    Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников — «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.

    Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:

  • Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
  • Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
  • Картриджи не старше 2013 года выпуска.
  • Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
  • С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2012 года.
  • Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.

    Скачать типовый образец «Акт на списание материалов»

    Расходы на канцтовары – как правильно потратиться

    Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

    28

    мая 2013

    Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается. Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое.

    В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

    Что относится к канцтоварам

    В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

  • принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
  • принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
  • принадлежности для рисования: краски, кисти, картон;
  • мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
  • школьные товары: точилки, тетради;
  • средства оргтехники: калькуляторы.
  • Бухгалтерский учет канцтоваров

    Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

    Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

    Приобретение у поставщика по безналичному расчету

    Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

    1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

    • Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика
    • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам
    • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
    • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

    2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

    • Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам
    • Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)
    • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам
    • Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью
    • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
    • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

    Приобретение через подотчетных лиц

    Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц.

    Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

    Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет

    Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

    Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет:

    Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

    Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

    Документальное оформление

    Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.

    56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

    Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

    • кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);
    • товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

    Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

    При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

    При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

    • по себестоимости каждой единицы;
    • по средней себестоимости;
    • по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
    • по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

    Расходы на канцтовары в налоговом учете

    Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

    Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

    Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

    Интернет-магазин товаров для бизнеса «Комус»

    Учет расходных материалов для оргтехники и канцелярских товаров

    Компания «Комус» занимает лидирующие позиции на российском рынке как комплексный поставщик товаров для офиса и бизнеса: от снабжения канцелярией, компьютерной техникой, продуктами и мебелью до обеспечения производственных площадок, магазинов, предприятий общепита.

    Наша стратегия строится на комплексном обеспечении корпоративных и отраслевых покупателей по всей территории России – «Комус» представлен в Москве, Центральном федеральном округе, Санкт-Петербурге и 14 региональных представительствах.

    Разветвленная сеть филиалов позволяет нам оперативно и качественно работать с заказчиками в 59 городах России. Также действует представительство Комуса в Китае.

    Благодаря многолетнему опыту и новейшей логистической структуре (7 распределительных центров, в число которых входит уникальный, не имеющий аналогов «Терминал») доставляем заказы любого объема до пункта назначения в кратчайшие сроки.

    Часть ассортимента изготавливаем самостоятельно на 9 фабриках и производствах, размещенных в Московском и других ключевых для бизнеса регионах. В том числе мы являемся крупным производителем чековой ленты, пластиковой одноразовой упаковки, офисных папок.

    Официальный сайт нашей компании – интернет-ассистент для Вашей компании. С помощью интернет-магазина закупка товаров для слаженной работы и обеспечения комфортного отдыха в офисе, производственных и коммерческих объектах становится делом нескольких минут.

    Наш ассортимент ориентирован на потребности предприятий разных отраслей.

    В «Комусе» большой спектр товаров для упаковки и маркировки, профессиональная химия, рабочая одежда, складская техника, оборудование для торговых залов, гостиничная косметика, товары для медицины и многое другое.

    Универсальные предложения для бизнеса

      Каждая компания ведет делопроизводство и бухгалтерию, а для этого необходимы канцелярские товары.

      В нашем каталоге реализуются оптом от производителя:

    • недорогая бумажная и штемпельная продукция;
    • папки-регистраторы;
    • письменные принадлежности;
    • настольные органайзеры и другие офисные принадлежности.

      Также Вы можете приобрести в офис необходимую технику:

    • МФУ, принтеры, копиры, сканеры;
    • уничтожители документов;
    • ноутбуки и нетбуки;
    • смартфоны и планшеты;
    • экраны и телевизоры;
    • кофемашины;
    • пылесосы и поломоечные машины;
    • устройства безопасности;
    • климатическое оборудование.

    Купить офисную технику можно в розницу либо оптом. Для Вашего удобства организована адресная поставка оборудования.

      Любой организации для поддержания чистоты и порядка требуются хозтовары. Предлагаем расходные материалы и приспособления санитарно-гигиенического назначения:

    • туалетную бумагу, салфетки и бумажные полотенца, а также держатели для них;
    • бытовую химию порошковую и жидкую;
    • мыло и дозаторы для него;
    • губки, щетки, хозяйственные салфетки.

    Не весь рабочий день проводится за экраном компьютера. Мы предусмотрели возможность рационально организовать обеденные перерывы сотрудников на предприятии и в офисе, а также кофе-брейки, корпоративные фуршеты и банкеты.

    Предлагаем продовольственные товары: молочные и мясные продукты, консервы, еду быстрого приготовления, фрукты, ягоды и овощи, кондитерские изделия, выпечку, напитки.

    Если Вы хотите не только купить еду, но получить ее прямо на рабочих местах – предусмотрена оперативная доставка продуктов питания в офис и на производственные объекты в Москве.

      Мы помогаем компаниям решить вопрос, где купить товары к праздникам, предлагая:

    • дешевые сувениры и подарки;
    • солидные презенты – сервизы, наборы чая и кофе, бизнес-сувениры люкс-класса;
    • декоративные аксессуары для офисов;
    • бланки грамот и дипломов.

    Предложения для отраслевых компаний

    При работе с товарами нашего интернет-магазина мы учитываем специфику продукции для компаний разных отраслей.

    Склады и производственные объекты

      Для промышленных и логистических комплексов составлен ассортимент:

    • приспособлений для маркировки товаров;
    • тары;
    • расходных материалов и инструмента для фиксации упаковки;
    • складской мебели;
    • грузоподъемной техники;
    • климатического оборудования;
    • экипировки для персонала, СИЗ.

    Предприятия торговли

      Торговым центрам, магазинам и индивидуальным предпринимателям адресована оптовая и розничная продажа:

    • мебели и аксессуаров для торговых залов и складских помещений;
    • упаковки;
    • приборов и расходных материалов для контроля и расчетов, инкассации и опломбирования;
    • оборудования, повышающего комфортность процесса покупок;
    • экипировки для сотрудников, работающих в торговых залах, и подсобного персонала.

    Банковский сектор

      Ассортимент товаров для банков ориентирован на оптимизацию работы персонала и повышение качества обслуживания посетителей:

    • мебель и сейфы;
    • приборы и расходные материалы для инкассации;
    • оборудование для работы с наличными деньгами;
    • демонстрационно-информационные системы.

    Компании сегмента HoReCa

      Предприятиям сферы гостеприимства – отелям и гостиницам, пансионатам, ресторанам и другим заведениям общественного питания – предлагаем купить:

    • мебель и приспособления для контроля доступа;
    • осветительные приборы;
    • текстиль;
    • кухонную утварь;
    • посуду;
    • столовые приборы;
    • продукты питания;
    • аксессуары для информационных материалов;
    • униформу и одноразовую спецодежду;
    • инструментарий и средства для уборки.

    Клининговые компании

      Фирмы, делающие профессиональную уборку, могут приобрести:

    • моюще-чистящие средства и автохимию;
    • противогололедные реагенты;
    • ручной и механический инвентарь;
    • электрическую технику;
    • рабочую экипировку и СИЗ.

    Образовательные учреждения

      Предлагаем школам, детсадам, развивающим центрам, вузам и другим образовательным организациям:

    • большой ассортимент канцтоваров;
    • учебную мебель для детей разных возрастных категорий;
    • демонстрационное оборудование;
    • экипировку для учебы по техническим программам;
    • оснащение для столовых.

    Медицинские организации

      Из товаров медицинского назначения мы подготовили предложения для лечебного, фармацевтического и косметологического бизнеса, включив в ассортимент:

    • медицинские приборы;
    • расходные материалы;
    • средства дезинфекции и стерилизации;
    • тару для утилизации медицинских отходов;
    • медицинскую мебель;
    • ортопедические товары;
    • униформу и перчатки для медработников;
    • одноразовые средства защиты и белье;
    • приспособления для ухода за больными.

    Сопутствующие услуги «Комуса» для вашего бизнеса

      Мы очень гордимся комплексом дополнительных сервисов, предусмотренных для удобства компаний-клиентов:

    • доставляем приобретенный товар;
    • недорого ремонтируем оргтехнику;
    • устанавливаем и обслуживаем климатическое оборудование;
    • рационально решаем вопрос, где купить мебель для офиса или предприятия любой отрасли, и выполняем сборку приобретенных у нас предметов интерьера;
    • заправляем картриджи.

    В интернет-магазине разработаны гибкие условия сотрудничества для бизнеса: розница и опт, программы лояльности, особые сниженные цены при онлайн-заказе.

    Яндекс.Метрика